최근 많은 회사나 사람들이 디지털 트랜스포메이션을 이야기하고 있고 실행하고 있습니다. 성공적인 디지털 트랜스포메이션을 위해서 기업이 실질적인 혹은 잠재적인 뛰어난 디지털 역량을 구축하는 것이 중요한 태스크이고, 이러한 디지털 역량에서 중요한 부분이 데이터기반의 비즈니스를 수행할 수 있는 역량을 확보하는 점입니다. 비즈니스의 모든 부분에서 데이터를 생성하고 수집된 데이터를 이용하여 비즈니스를 수정 개선하면서 진행하는 데이터 기반(Data driven) 비즈니스 수행이 바로 디지털 역량 중 하나이며, 디지털 트랜스포메이션의 가장 중요한 요소라고 할 수 있습니다.

1990년대 후반부터 2000년대 초 중반까지 많은 기업의 현업과 경영 컨설턴트들이 모여 프로세스 혁신(Process Innovation)이라는 이름으로 기업의 업무 프로세스를 진단하고 개선 또는 혁신하기 위한 수많은 프로젝트를 진행하였고, 이런 프로세스 혁신의 결과로 SAP, Salesforce 와 같은 ERP, CRM, SCM와 같은 솔루션들이 본격적으로 기업에 도입 구축되었고, 그 이후로 이러한 IT시스템들이 기업에서 핵심적인 역할을 수행하고 있습니다. 또한 SAP, Oracle ERP, Salesforce, ServiceNow와 같은 글로벌 IT시스템은 디지털 트랜스포메이션에 필요한 새로운 기능을 추가하여, 고객사의 디지털 트랜스포메이션을 지원하고 있습니다.

일반적인 기업 업무 프로세스 혁신 프로젝트들은 사내 경영혁신 팀, 현업 전문가와 컨설턴트로 이루어진 팀원이 현업 인터뷰나 설문들을 통한 관찰과 인사이트를 이용하여 이루어져 왔습니다.

예를 들면, SAP에서 수행한 기존 구매업무 프로세스(As-Is Process)에서 발생하는 현행 프로세스 문제점을 파악하고, 기존 프로세스의 개선 사항의 도출을 통하여, 개선 프로세스(To-Be Process)를 도출하고, 이를 SAP 구매 시스템의 변경 혹은 업무 프로세스 변경을 통해 실제로 적용하게 됩니다.

프로세스 마이닝의 정의

프로세스 마이닝을 간단히 정의하면 '빅데이터 기반 프로세스 분석 기법' 이라고 말할 수 있습니다. 프로세스 마이닝은 IT시스템들의 이벤트 로그데이터를 추출하여 프로세스 마이닝 알고리즘으로 처리해서 업무 프로세스 흐름을 시각화하고, 해당 업무 프로세스에 숨어있는 다양한 수치를 발굴하고, 분석하여, 해당 업무 프로세스의 문제점과 개선사항을 보다 쉽게 진단/분석하여 업무 개선을 정량적으로 할 수 있게 해주는 데이터분석 기술입니다.

프로세스 마이닝은 네덜란드 아인트호벤(Eindhoven) 공과 대학의 교수였던 윌 반데르 알스트(Wil van der Aalst) 교수가 2004년에 발표한 논문으로부터 시작되었습니다. 알스트 교수는 1990년대에 많은 기업들이 구축한 SAP와 같은 IT 시스템에서 발생하고 저장되는 이벤트 로그데이터를 이용하여 분석하면 종업원들이 실제로 수행 업무 프로세스를 도출할 수 있다고 생각하였고, 그 아이디어를 학문으로 정리한 데이터분석기법이 바로 프로세스 마이닝입니다.

하버드 비즈니스 리뷰에 따르면 프로세스 마이닝을 통해 기존 IT 시스템의 데이터 활용도를 높이, 또 실시간 업무 운영을 정략적인 관점으로 투명하게 볼 수 있습니다.

이후 유럽을 중심으로 많은 데이터 분석 연구자들이 프로세스 마이닝을 학문적으로 연구하였고, 여러 프로세스 마이닝 플랫폼이 개발되어 나오면서, 지멘스, ABB, BOSCH, Uber, 와 같은 글로벌 회사들이 SAP 구매프로세스, 영업프로세스, 회계 프로세스 등을 중심으로 프로세스 마이닝을 수행하였습니다.

국내 많은 기업들이 경영 혁신을 추구하고 더 나아가 디지털 트랜스포메이션을 통해 빠르게 변화해야 하는 21세기를 준비하고 있습니다. 이러한 기업 환경에서 데이터를 이용하여 업무 프로세스를 가시화하고 문제점 및 개선점을 도출할 수 있는 프로세스 마이닝의 도입 및 적용이 점점 많아질 것으로 기대되고 있습니다.

Pepsico, Mars, Cardinal Health와 같은 글로벌 회사들이 프로세스 마이닝을 사용하여 대규모 운영 통찰력을 생성하고, 프로세스 비효율성을 식별하고, 프로세스 개선을 측정하고 이를 통해 프로세스 분석을 기업 가치 실현으로 연결하고 있습니다.

효과적인 프로세스 마이닝을 위해서는 충분히 축적된 이벤트 로그데이터를 필요로 하며, 이런 로그데이터를 IT시스템 중에 잘 가지고 있는 SAP ERP의 업무 프로세스 분석이 프로세스 마이닝에서 가장 많이 수행된 영역입니다.

매년 프로세스 마이닝 적용사례를 발표하는 HSPI Management Consulting에서 2021년에 발표한 Process Mining: The Database of Application 자료에 의하면, 자동차 부품 제조, 화학 산업 등의 다양한 고객들이 다양한 프로세스 마이닝 플랫폼을 이용하여, 많은 기업들이 SAP 매입금관리(AP), 매출금관리(AR), 판매관리(O2C), 구매관리(P2P)에 대한 프로세스 분석 작업을 수행하였음을 알 수 있습니다.

프로세스 마이닝을 이용한 SAP 업무 프로세스 분석

프로세스 마이닝 기법을 이용하여 SAP ERP가 운영되는 현업 업무 프로세스를 분석하는 것이 SAP ERP를 위한 프로세스 마이닝의 핵심 작업입니다.

현업 사용자가 SAP ERP을 사용한다는 것은, 회사에 필요한 구매 업무, 판매 업무 수행을 위해 구매 번호, 판매 업무 번호를 기반으로 MM01, SD01과 같은 SAP 화면(T-Code)작업을 수행하는 것이기 때문에, SAP 화면(T-Code) 수행 로그 데이터를 100% 분석한다는 것은 현업 사용자들이 SAP ERP를 어떤 식으로 사용했는지에 대한 정확한 분석이 가능하다는 것을 나타냅니다.

아래 사진과 같은 빈도 기반 프로세스맵을 도출하여 수행한 SAP화면(T-Code)의 빈도를 기반으로 프로세스맵을 자동적으로 가시화하고, 여기에 추가하여, SAP 화면작업과 다음 실행 화면 작업 간의 흐름, 업무 프로세스 소요시간, 업무 간의 병목구간, 구매가격변경과 같이 관심작업 업무,  승인 → 변경 → 승인과 같이 하나의 구매작업을 위해 여러 번 수행한 재작업 (Rework)에 대한 분석 등 원하는 다양한 업무 프로세스에 대한 분석을 수행할 수 있습니다.

프로세스 마이닝으로 SAP ERP용 업무 프로세스 가시화 화면

또한, 아래 사진과 같은 업무 프로세스 패턴(흐름) 기반 분석 기능을 이용하면, 매입금처리 관련하여 얼마나 많은 SAP 업무 프로세스 패턴이 존재하는지, 회사의 매입금처리 대표 프로세스가 어떠한 것인지, 어떤 프로세스 흐름들이 아주 작은 빈도로 아웃라이러(Outlier)형태로 발생하는지 쉽게 알아 낼 수 있습니다.

프로세스 마이닝으로 SAP ERP용 업무 패턴 가시화 화면

이러한 SAP ERP 업무 프로세스 분석의 가시화 및 시간 및 빈도와 같은 디지털 정보 처리를 통해, 그동안 정성적으로만 알고 있던 SAP ERP 업무 프로세스에 대해 정량적으로 알 수 있습니다. 그리고 이러한 정량적 분석을 통해 현업 업무 개선 작업을 현업의 경험과 더불어 프로세스 마이닝의 분석 결과와 합쳐서 수행할 수 있습니다.  이를 통해 그동안 블랙박스와 같이 복잡하게만 여겨지던 SAP ERP 현업 수행 작업에 대한 분석을 쉽게 반복적으로 수행할 수 있습니다.

SAP ERP 디지털 테스팅이란?

디지털 테스팅이란 SAP ERP 구축 프로젝트 중에 수행하는 테스트단계의 결과를 데이터기반으로 프로세스 마이닝을 이용하여 분석하는 새로운 방법의 테스트결과 분석 방법입니다. 즉, SAP ERP 프로젝트 수행에 필수적으로 진행하는  단위 테스트, 통합 테스트, 사용자 테스트, 최종 테스트 단계의 SAP 로그 데이터를 추출하여, 이를 프로세스 마이닝으로 분석하는 실제로 고객이 원하는 대로 SAP 프로젝트가 진행되는지 데이터와 지표로 진단 및 분석하는 방법입니다.

최근 SAP ERP 관련 프로세스 마이닝의 중요한 적용 시나리오로 여러 글로벌회사의 SAP ERP 도입 및 업그레이드 프로젝트에 사용되어지는 새로운 프로세스 마이닝 적용 시나리오입니다.

SAP ERP와 같은 복잡한 시스템의 성공적인 프로젝트 수행을 위해서는 단위 테스트, 통합 테스트 등과 같은 여러 번 테스트 수행 및 수행한 테스트 결과 분석에 많은 프로젝트 인력과 비용을 투자하여야 합니다. 특히, 테스트 결과 분석에는 현업 및 프로젝트 요원에 의해 마스터 데이터 확인, 트랜잭션 확인, 처리량 확인, 업무 흐름 확인 등 결과 분석에 담당자의 많은 시간과 노력을 투입하여야 하고, 또한, 이러한 분석을 각 단계 별로 수행하여야 함으로 다양한 시나리오의 테스트를 고객이 원하는 만큼 수행하기 어렵습니다.

이러한 SAP ERP 테스트 단계의 여러 어려움과 많은 투자를 디지털 테스팅 방안으로 해결할 수 있습니다. 예를 들어 SAP 구매 프로젝트 경우에 디지털 테스팅 방법으로 테스트 단계별, 컴퍼니코드별, 플랜트별, 구매조직별, 저장 창고별로, 구매 업무 구축 현황에 대한 현황을 진단/분석 및 비교할 수 있습니다. 이를 통해 프로젝트 담당자는 적은 시간 투자와 정확한 테스트 데이터 분석을 통하여, 기존 테스트 분석 방법보다 손쉽게 해당 프로젝트 구축현황을 파악할 수 있습니다.

SAP  디지털 테스팅의 주요 기능은 다음과 같습니다.
1️⃣ 단위테스트, 통합테스트, 사용자테스트, 최종테스트 등의 SAP 테스트 단계별 분석
2️⃣ 구매오더수, 구매처리시간, 병목구간, 사용화면 등과 SAP 구매(P2P) 업무 프로세스과 관련된 기본정보 제공
3️⃣ 테스트단계별 업무 프로세스 패턴, Top5 업무흐름 점유율, SAP 사용화면 등의 상세 업무 확인 기능
4️⃣ 단위테스트, 통합테스트 등 상이한 테스트 단계에 대한 업무 흐름 비교 분석 및 중요 지표 비교 기능

많은 국내 기업들이 디지털 트랜스포메이션을 이야기하고, 다양한 적용방안을 탐색하지만, 빠르게 발전하는 IT기술 발전속도와 이에 대응하는 기업내 구성원의 역량확보가 쉽지 않아서, 디지털 트랜스포메이션의 좋은 사례를 만들기 쉽지 않은 상황입니다.

이에 대해, 기업 내에 오랫동안 축적된 SAP 와 같은 중요 IT시스템의 데이터와 수십 년간의 연구와 국내외 많은 기업에서 검증된 프로세스 마이닝 기법을 이용하여 기업의 업무를 정량적으로 분석하는 작업은 데이터기반 디지털 트랜스포메이션을 SAP 구축 기업에 적용할 수 있는 좋은 시나리오입니다.

또한, 프로세스 마이닝을 이용한 SAP 수행 업무를 가시화하는 기존 프로세스 마이닝 적용 시나리오에서 한 단계 더 나아가, 많은 비용과 시간이 소요되는 SAP ERP 구축 프로젝트에서 진행하는 테스트 영역을 프로세스 마이닝기반 데이터기반 분석으로  도움을 줄 수 있는 SAP 디지털 테스팅 등장은 21세기 무한 경쟁을 수행하는 국내 기업들에게 빠르게 적용 가능하고 비용을 절감할 수 있는 디지털 트랜스포메이션의 좋은 적용 시나리오를 제시하여 주고 있습니다.

마지막으로 국내 기업의 프로세스 마이닝 솔루션 도입을 소개하며 글을 마무리하도록 하겠습니다. 신한은행은 프로세스 마이닝을 활용해 대출 신청 및 신규업무, 담보 관련 업무 등 영업점에서 자주 발행하는 업무의 처리 과정을 우선으로 분석하고 업무별 최적 프로세스 제안 및 업무 누락 알림 등을 통해 고객이 체감할 수 있는 업무 효율화를 추진해 나가고 있습니다.